Satın alma süreçleri neden dijitalleşmeli?
Satın alma taleplerinin e-posta, Excel veya farklı mesajlaşma kanallarında ilerlemesi; onayların gecikmesine, bütçe kontrolünün zorlaşmasına ve süreç görünürlüğünün kaybolmasına neden olabilir. Dijital bir iş akışıyla talep, onay ve sipariş adımları tek bir süreçte izlenebilir hale gelir.
E-Flow ile talep ve onay akışı nasıl çalışır?
E-Flow BPM, No-Code BPM yaklaşımıyla satın alma talebinin standart bir form üzerinden açılmasını sağlar. Talebin türü, tutarı, bütçesi ve ekleri kayda alınır; tanımlanan kurallara göre ilgili yönetici veya birimlerin onayına yönlendirilir. Yetki ve tutar kuralları sayesinde her talep doğru kişiye ulaşır, bekleyen adımlar takip edilir.
ROBOX, E-Flow BPM ve iş akışı yönetimi yaklaşımında; süreç tasarımı, onay kuralları, ERP entegrasyonu ve kullanıcı adaptasyonunu birlikte ele alır.
Netoloji'nin resmi E-Flow kaynaklarında da satın alma talebi, tutara göre onay, tedarikçi teklifleri ve ERP'ye sipariş aktarımı aynı sürecin parçaları olarak ele alınır. Böylece bilgi yeniden yazılmadan, izlenebilir bir akış kurulabilir.
İyi tasarlanmış bir satın alma sürecinin temel adımları
- Talep formu: Ürün veya hizmet, miktar, bütçe, gerekçe ve ek belgeler standart biçimde toplanır.
- Onay matrisi: Tutar, birim veya talep türüne göre doğru onaycılar belirlenir.
- Teklif ve tedarikçi değerlendirmesi: Karar sürecini destekleyecek bilgiler aynı akışta tutulur.
- ERP entegrasyonu: Onaylanan veriler, uygun entegrasyon senaryosuyla ERP sipariş sürecine aktarılabilir.
- Raporlama ve izlenebilirlik: Talebin hangi aşamada olduğu, geciken adımlar ve işlem geçmişi görünür olur.
ROBOX ile E-Flow süreç danışmanlığı
ROBOX, ihtiyacın analizinden form ve iş akışı tasarımına; entegrasyon, devreye alma, kullanıcı eğitimi ve teknik desteğe kadar süreci birlikte planlar. Mikro ERP tarafındaki uzmanlık, mevcut muhasebe ve ERP süreçleriyle uyumlu senaryoların değerlendirilmesine yardımcı olur.
Satın alma dışında masraf, avans, izin, sözleşme, doküman ve benzeri onay gerektiren süreçler de aynı yaklaşımla ele alınabilir. Amaç sadece bir form oluşturmak değil; süreçteki adımları, sorumlulukları ve kayıtları ölçülebilir hale getirmektir.
İlk adım: mevcut akışı görünür kılın
Başlangıçta talebin kim tarafından açıldığını, hangi bilgilerin toplandığını, hangi onayların gerektiğini ve verinin hangi sisteme aktarıldığını belirlemek yeterlidir. ROBOX ekibi, İzmir, Ege ve Türkiye genelinde E-Flow danışmanlığı, kurulum, entegrasyon, eğitim ve destek için sürecinizi birlikte değerlendirebilir.