e-Dönüşüm, işletmenin fatura, irsaliye ve defter gibi resmî belgelerini kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlemesi, göndermesi ve saklamasıdır. Mikro ERP’de bu belgeler satış, depo ve muhasebe kayıtlarından doğrudan üretilir. Belgeyi ikinci kez yazmak gerekmez, hata ve gecikme azalır.
ROBOX olarak İzmir ve Ege’deki işletmelerin e-Dönüşüm geçişini başından sonuna yönetiyoruz: ihtiyaç ve zorunluluk kontrolü, Mikro ayarları, özel entegratör bağlantısı, test, canlıya geçiş ve kullanıcı eğitimi.
e-Dönüşüm belgeleri nelerdir?
e-Fatura
e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen elektronik faturadır. Mikro’da satış faturası kesildiğinde alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı kontrol edilir ve fatura doğru senaryoyla (temel ya da ticari) gönderilir. Gelen faturalar da Mikro’ya alınarak alış kaydına dönüştürülür.
e-Arşiv Fatura
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, örneğin son tüketiciye veya kayıtlı olmayan bir firmaya satış yapılıyorsa, fatura e-Arşiv olarak düzenlenir ve e-posta ya da bağlantı ile iletilir. İnternet satışlarında da e-Arşiv fatura kullanılır.
e-İrsaliye
Mal sevkiyatında kullanılan irsaliyenin elektronik halidir. Mikro’da sevk kaydı ya da depo çıkışı yapıldığında irsaliye otomatik oluşur; alıcının yanıtı (kabul, ret, kısmi kabul) sisteme geri gelir.
e-Defter
Yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda tutulması, imzalanması ve beratlarının alınmasıdır. Muhasebe fişleri zaten Mikro’da olduğu için defterler buradan oluşturulur; dönem kapanışları takvime bağlanır.
e-SMM ve e-Müstahsil Makbuzu
Serbest meslek erbabı için e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), tarım ürünü alımı yapan işletmeler için e-Müstahsil Makbuzu da aynı mantıkla, kayıttan otomatik oluşturulacak şekilde kurgulanır.
e-Mutabakat
Cari hesap ve BA/BS mutabakatlarının e-posta ya da kâğıtla tek tek yürütülmesi yerine elektronik ortamda gönderilip onaylanmasıdır. Dönem sonlarında muhasebe ekibinin en çok zaman harcadığı işlerden birini kısaltır; ihtiyaca göre kurulum kapsamına eklenir.
e-Bordro
Bordro pusulalarının çalışanlara elektronik ortamda iletilmesi ve saklanmasıdır. Personel ve bordro süreçlerini Mikro’da yürüten işletmelerde ihtiyaca göre planlanır. İnsan kaynakları yönetimi
Mikro’da e-Dönüşüm nasıl çalışır?
- Kayıt bir kez girilir: Satış, alış, depo ve muhasebe kayıtları Mikro’da oluşturulur.
- Belge otomatik üretilir: e-Fatura, e-Arşiv veya e-İrsaliye bu kayıttan, şirketinize ait şablonla hazırlanır.
- Entegratör üzerinden iletilir: Belgeler, işletmenizin çalıştığı özel entegratör aracılığıyla GİB’e ve alıcıya gönderilir.
- Durum Mikro’ya döner: Gönderim, kabul ve ret bilgileri belgenin üzerinde görünür; takip için ayrı bir ekran açmak gerekmez.
- Muhasebe kendiliğinden oluşur: Fatura ve irsaliye kayıtları muhasebe fişlerine bağlanır; e-Defter bu fişlerden hazırlanır.
ROBOX ile e-Dönüşüm geçiş adımları
- Zorunluluk ve kapsam kontrolü: Hangi belgelere, hangi tarihten itibaren geçmeniz gerektiğini birlikte netleştiririz.
- Entegratör bağlantısı: Mikro ile kullanacağınız özel entegratör arasındaki bağlantıyı kurar, test ortamında doğrularız.
- Numara serileri ve şablonlar: Fatura ve irsaliye seri numaralarını, logolu şablonlarınızı ve açıklama alanlarını hazırlarız.
- Cari ve stok kontrolü: Vergi numarası, adres ve birim gibi e-belgede zorunlu alanların eksiksiz olmasını sağlarız.
- Canlıya geçiş: Açık belgeleri kapatacak bir geçiş tarihi seçer, ilk günlerde yanınızda oluruz.
- Eğitim ve destek: Satış, depo ve muhasebe ekiplerine kısa ve uygulamalı eğitim verir, sonrasında teknik destek sağlarız.
Kimler için?
- e-Fatura veya e-Defter zorunluluğuna yeni giren işletmeler
- e-Belgeleri ayrı bir portaldan düzenleyip ERP’ye elle giren firmalar
- İnternetten satış yapıp e-Arşiv fatura kesen işletmeler
- Sevkiyat yoğun olan ve e-İrsaliyeye geçen dağıtım, üretim ve ticaret firmaları
- Mevcut programından Mikro’ya geçerken e-Dönüşümü de yeniden kurmak isteyenler
İlgili sayfalar: Mikro ERP İzmir danışmanlık ve kurulum, Muhasebe ve finans yönetimi, Mevcut programınızdan Mikro’ya geçiş ve kurulum ve entegrasyon.